Пояснительная записка — документ, который пишут редко и каждый раз заново вспоминают, как он устроен. Хуже того, одним словом называют три несовместимых документа: том к проекту с обоснованием технических решений, полторы страницы к учебной программе и объяснение на полстраницы о том, почему документы не сданы в срок. Нейросеть закрывает то, что у всех трёх общее: раскладывает вашу ситуацию по нужной структуре и подбирает формулировки. Ссылки на нормы, показатели, реквизиты и факты остаются за вами. Работает из России без VPN, готовый текст можно забрать файлом Word.
Сначала определитесь, какая записка
Это звучит банально, но именно здесь теряется больше всего времени. Человек просит «пояснительную записку», получает текст о целях и задачах программы, а нужна была записка к разделу проекта с обоснованием выбора оборудования. Три документа различаются всем: адресатом, объёмом, структурой и тоном. Проектная доказывает соответствие нормам и обоснованность решений. Программная объясняет, зачем нужна программа и на чём она основана. Объяснительная излагает факты о конкретной ситуации. Назовите тип и адресата первым делом — и половина проблемы исчезнет.
Записка объясняет, а не пересказывает
Главная претензия экспертизы к проектным запискам звучит одинаково: решения перечислены, но не обоснованы. Записка, которая словами повторяет чертёж, бесполезна — состав и размеры проверяющий посмотрит на листе. Ценность в другом: почему выбрана эта схема, какая альтернатива рассматривалась и почему отклонена, чем подтверждается, что решение соответствует требованиям. Это же место, где нейросеть даёт больше всего пользы: развернуть одну строку решения в абзац с причиной и последствием она умеет хорошо, а делать это вручную сорок раз подряд утомительно.
Ссылки на нормы — главное опасное место
В проектной записке ссылки на своды правил вычитывают внимательнее всего, и именно здесь модель ошибается чаще всего. Она уверенно назовёт номер документа, год редакции и пункт — всё правдоподобно и всё требует проверки. Ссылка на отменённую редакцию это формальная придирка, из-за которой документ вернут целиком. Правило простое: каждая ссылка сверяется по действующему документу, а лучше — нужный свод правил прикладывается файлом, чтобы модель работала по тексту.
Показатели должны совпадать с чертежами
Площади, мощности, объёмы и стоимость в записке имеют свойство жить своей жизнью: чертежи уточнили, смету пересчитали, а текст остался прежним. Расхождение находят сразу, и оно подрывает доверие ко всему документу. Практический приём: сведите все числа из записки в одну таблицу и сверьте с чертежами и сметой перед сдачей. Модель эту таблицу соберёт из текста за минуту.
Прошлая записка работает лучше любого образца
Скачанный из интернета образец написан под чужой объект и чужие требования: там другая структура, другой объём обоснования и другие обороты. Подставив в него свои данные, вы получаете документ, в котором обоснование не следует из исходных данных. Ранее принятая записка вашей организации работает наоборот — она уже прошла через вашу экспертизу и написана в той манере, к которой там привыкли. Приложите её, и новая выйдет в том же виде.
Объяснительная: чем короче, тем лучше
Здесь действует обратное правило. Документ приобщается к материалам и читается буквально, поэтому всё лишнее работает против автора. Нужны пять вещей: что произошло, когда, по какой причине, что уже сделано, к какому сроку вопрос будет закрыт. Ни оценок, ни объяснения чужих мотивов, ни оправданий. Модель по умолчанию формулирует сдержаннее, чем человек, который пишет такую записку в раздражении, и это её главное преимущество в этом жанре.
Проверка собственного текста одним вопросом
Самый дешёвый приём для проектной записки: закончив, задайте отдельный вопрос — «какие утверждения в этом тексте сделаны без обоснования». Находится обычно два-три места, и это ровно те места, к которым будут вопросы у проверяющего. Занимает минуту, экономит цикл замечаний.
